Kontakt os

Vilkår og betingelser

Generelle vilkår og betingelser samt privatlivspolitik

WCSG Frederikshavn 2026

Indledning: Den sjette udgave af World Company Sport Games arrangeres af ARENA NORD, i det følgende benævnt “Arrangøren” eller “ARENA NORD”. Arrangementet organiseres inden for rammerne af de specifikke regler, der er fastlagt af World Federation for Company Sports (WFCS). World Company Sport Games (WCSG) er en unik begivenhed, der samler medarbejdere fra alle samfundslag og geografiske baggrunde i fire dage baseret på fælles værdier som deling, selskabelighed, fornøjelse og præstation. De er åbne for alle medlemmer af WFCS-føderationer og særligt indbudte.
Følgende elementer angiver de generelle betingelser for deltagelse i arrangementet og arrangørens privatlivspolitik. Kontaktoplysninger for arrangøren:

Arena Nord
Harald Nielsens Plads 9
9900 Frederikshavn
+45 96201050
wcsg@arenanord.dk

www.wcsg2026frederikshavn.dk

Generelle vilkår og betingelser

  1. Accept af generelle betingelser.
    Disse generelle vilkår og betingelser gælder for alle anmodninger om tilmelding til World Company Sport Games Frederikshavn 2026 (i det følgende benævnt WCSG 2026 eller arrangement). Ved at tilmelde sig arrangementet accepterer deltageren disse deltagerbetingelser. Alle data fra køberen og den gemte bekræftelse fungerer som bevis for transaktionen. Bekræftelsen fungerer som underskrift og accept af aktiviteterne. Den sælgende virksomhed skal sende en ordrebekræftelse via e-mail. Disse generelle betingelser kan ændres ved enkel kommunikation fra arrangøren til den anden part. Hvis der ikke gøres skriftlig indsigelse inden for 30 dage efter meddelelsen, gælder de ændrede generelle betingelser fra meddelelsesdatoen for alle retsakter, aftaler, der skal indgås, og igangværende kontrakter, i det omfang de udføres efter meddelelsesdatoen.

  2. Omfanget af de generelle vilkår og betingelser

Disse generelle betingelser gælder ikke for varer og tjenester, som du på nogen måde måtte have købt fra tredjeparter, uanset om disse tredjeparter blev engageret eller licenseret af arrangøren. De produkter og tjenester, der er omfattet af disse generelle betingelser, er kun dem, der leveres direkte af arrangøren og bestilles via arrangementets websted – www.wcsg2026frederikshavn.dk

Dansk lov gælder for alle retsforhold. Værnetingsklausul: Retten i Hjørring.

  1. Registreringer
    a) Tilmelding til arrangementet kan kun ske via linket wcsg2026frederikshavn.dk
    Registrering finder sted mellem 4. august 2025 og 1. marts 2026.
    b) Registrering er forbeholdt enheder og enkeltpersoner, der er anerkendt af et af medlemmerne af World Federation for Company Sport (Der kan forekomme visse undtagelser). Listen over medlemmer af World Federation for Company Sport findes her:

Medlemsorganisation – WFCS

Hvert medlem af World Federation for Company Sport fastsætter sine egne optagelsesbetingelser for sine enheder og enkeltpersoner.

c) For atleter giver registrering ved betaling af deltagergebyret dem ret til:
Registrering i én sportsgren
• Åbnings- og afslutningsceremonier
• Gratis transport med arrangementets shuttleservice, og lokale transportfirmaer inden for arrangementsperioden 10.-14. juni 2026.
• Deltagelse i særlige arrangementer og shows i Arena Nord
• Gavekort til streetfood om aftenen på Arena Nord, torsdag den 11. og fredag den 12. juni 2026.
• Grundlæggende sundhedshjælp
• 5 km og 10 km løb ved afslutningen af legene (City Run)

d) For ledsagende personer giver registrering ved betaling af deltagergebyret ret til:
Åbnings- og afslutningsceremonier
• Gratis transport med arrangementets shuttleservice, og lokale transportfirmaer inden for eventperioden 10.-14. juni 2026.
• Deltagelse i særlige arrangementer og shows i Arena Nord
• Gavekort til streetfood om aftenen på Arena Nord, torsdag den 11. og fredag den 12. juni 2026.
• Grundlæggende sundhedshjælp
• 5 km og 10 km løb ved afslutningen af legene (City Run)

e) Tilmelding er mulig i det omfang, der er ledige pladser. De vurderes i den kronologiske rækkefølge, i hvilken de er registreret via registreringswebstedet.

f) Organisationskomitéen forbeholder sig ret til at udelukke en eller flere sportsdiscipliner, hvis antallet af deltagere ikke når op på det minimum, der kræves til konkurrencer og turneringer.

g) Deltagelse bliver kun taget i betragtning, når hele tilmeldingsgebyret er betalt, og der er indsendt lægeerklæring eller egenerklæring om besiddelse af lægeerklæring (se punkt 6).

h) Registreringsgebyret er fastsat til:

  • To hundrede og femogfyrre euro (245 euro) pr. deltager;
    • Femoghalvfjerds (75 euro) pr. ledsagende person.
    Der er et tillæg for golfdeltagere på 50 euro.


i) Tilmeldingsgebyret skal betales senest marts 2026. Kun betalinger via bankoverførsel accepteres.

Du modtager en faktura enten fra tilmeldingssystemet eller en manuel faktura udstedt af den arrangerende organisation, Arena Nord.

j) Registrering af mindreårige under 16 år er ikke tilladt. Registrering af mindreårige mellem 16 og 18 år er betinget af forældrenes samtykke.

4. Fortrydelsesret

a) Fortrydelsesretten kan udøves ved at kontakte
arrangøren skriftligt og via e-mail på wcsg@arenanord.dk

Tilbagebetaling i tilfælde af udøvelse af fortrydelsesretten:
• Afbestilling før 1. marts 2026: 100 % tilbagebetaling.
• Afbestilling mellem 2. marts 2026 og 31. marts2026: 50 % tilbagebetaling.
• Afbestilling efter 31. marts 2026: ingen tilbagebetaling.

Det er muligt at udskifte en registreret person med en anden uden omkostninger indtil1. marts 2026. Fra og med 1. marts 2026 er udskiftning af en deltagers navn ikke garanteret og skal godkendes af organisationskomitéen.

b) Hvis arrangementet aflyses helt eller delvist af organisationskomitéen på grund af ekstraordinære omstændigheder (pandemi eller andet), vil det være muligt at få tilbagebetalt registreringsgebyret i henhold til følgende betingelser:
Afbud fra organisationskomitéens side inden 1. marts 2026: 100 % tilbagebetaling.
• Afbud fra organisationskomitéens side mellem 1. marts og 1. april 2026: 70 % tilbagebetaling.
• Afbud fra organisationskomiteens side mellem 1. april og 31. maj 2026: 50 % tilbagebetaling.
• Aflysning fra organisationskomiteens side efter 1. juni 2026: 20 % tilbagebetaling.

5. Indkvartering

a) Deltagerne kan frit vælge deres indkvartering inden for rammerne af World Company Sport Games.
b) Organisationskomiteen har overdraget det til Destination Nord at hjælpe med at booke indkvartering til de deltagere, der ønsker det. De er tilgængelige for alle virksomheder eller enkeltpersoner, der tilmelder sig WCSG Frederikshavn 2026, for at imødekomme eventuelle specifikke behov, der går ud over standardforslagene, herunder forlængelse af opholdets længde ud over de dage, der er fastsat af vores arrangement.
c) Alle oplysninger og kontaktoplysninger om Destination Nord er tilgængelige på hjemmesiden Hoteller – WCSG 2026 Frederikshavn Danmark for at få den nødvendige hjælp og foretage reservationer.
d) I tilfælde af booking gennem Destination Nord bliver afbestillingsbetingelserne fastsat af dem.

6. Forsikring og specifikke registreringsvilkår og -betingelser
a) Deltageren eller dennes organisation er forpligtet til at sikre korrekt forsikringsdækning for deltageren, uanset om dækningen er tilvejebragt gennem en medlemsorganisation, organisationen selv eller privat.

b) Deltageren skal overholde de specifikke deltagerbetingelser, der er fastsat af de medlemsorganisationer i World Federation for Company Sports, som de er geografisk tilknyttet. Medlemsorganisation – WFCS

c) Deltageren indvilliger i at overholde konkurrencens sports- og sikkerhedsregler som defineret af arrangøren. Deltagerne skal møde op til konkurrencen med udstyr, der er i perfekt stand, korrekt vedligeholdt og egnet til arrangementet. Hvis sportsreglementet kræver det, kan deltagelse kun tillades efter en inspektion eller et sikkerhedstjek. Deltagelse kan til enhver tid nægtes af arrangøren eller WFCS.

d) Deltageren er personligt ansvarlig for at sikre korrekt forsikringsdækning for alt udstyr, der medbringes til arrangementet. Deltageren er også forpligtet til at sikre de nødvendige certifikater og tilladelser, der kræves til transport af sportsudstyr, som anses for at falde ind under våbenkategorien.

Bemærk, at det kan være nødvendigt at fremvise sådanne certifikater og tilladelser, når man rejser med fly, og i visse tilfælde skal der indhentes specifik godkendelse fra flyselskabet til både ind- og udrejse.

 

7. Ret til offentlig omtale

a) ARENA NORD eller en autoriseret tredjepart kan have ret til at erhverve og bruge lydoptagelser, videooptagelser og fotografier (“materiale”) af arrangementet og anvende navn, billede, stemme, udseende, optræden og biografisk materiale til alle formål (hvad enten det er kommercielt, salgsfremmende eller andet) på alle medier på ubestemt tid.
b) ARENA NORD kan benytte, transmittere, vise, udstille, reproducere og/eller gøre materialet tilgængeligt for offentligheden på alle medier, herunder, men ikke begrænset til, radio, tv, biograf, arrangementer, databærere og World Wide Web. ARENA NORD kan foretage ændringer, afbrydelser, beskæringer eller andre modifikationer af materialet og anvende sådant modificeret materiale uden begrænsninger. Deltageren er klar over, at man ikke har ret til at godkende noget af materialet. Vedkommende forstår, at man ikke kan blive nævnt som deltager i arrangementet, og forventer ikke at få økonomisk udbytte af sin optræden i noget materiale relateret til arrangementet.
c) Medmindre andet er angivet, tillader ARENA NORD, at deltageren anvender sit eget kamera under arrangementet til at optage levende billeder og/eller en række stillbilleder/optagelsesindhold (“Deltagerindhold”). Brugen af sådant deltagerindhold er begrænset til private formål (egen hjemmeside og sociale mediekanaler). Hver deltager er klar over, at ARENA NORD har de intellektuelle ejendoms- og medierettigheder til arrangementet og giver på anmodning ARENA NORD adgang til deres eget indhold. Al kommerciel brug af deltageren eller tredjeparter er underlagt forudgående samtykke fra ARENA NORD.

 

Privatlivspolitik

1. Personoplysninger, vi behandler

ARENA NORD behandler de personoplysninger, der leveres ved hjælp af vores tjenester, og/eller som leveres direkte. Disse oplysninger omfatter ofte følgende:

  • Navn og efternavn
    • Køn
    • Fødselsdato
    • Adresseoplysninger
    • Telefonnummer
    • E-mail

    2. Til hvilket formål og på hvilket grundlag behandler vi personoplysninger?

I de fleste tilfælde behandler ARENA NORD personoplysninger for at kunne levere de tjenester eller udføre den ordre, der er betroet os i forbindelse med organiseringen af World Company Sport Games. Oplysningerne registreres af praktiske og effektive årsager, f.eks.:

  • Kommunikation og tilvejebringelse af oplysninger
    • Levering af vores tjenester så effektivt som muligt
    • Forbedring af vores tjenester
    • Fakturering og opkrævning af vores gebyrer.

På baggrund af ovenstående kan personoplysninger også anvendes til markedsføringsformål eller til at sende dig reklamemateriale eller meddelelser om vores tjenester, hvis vi mener, at de kan være af interesse for dig. Vi kan også kontakte dig for at bede om feedback på de tjenester, vi har leveret, eller til markedsundersøgelser eller andre formål. Hvis du ikke ønsker at modtage e-mails fra os, kan du meddele os dette ved at sende en e-mail til wcsg@arenanord.dk

Endelig kan ARENA NORD bruge personoplysninger til at beskytte vores og vores brugeres ejendomsrettigheder og til at respektere retshandlinger, hvis det er påkrævet.

ARENA NORD behandler personoplysninger til følgende formål:
• Registrering af deltagelse i arrangementet
• Håndtering af betaling
• Udsendelse af nyhedsbreve og/eller reklamebrochurer
• Underretning om ændringer i vores tjenester og produkter
• Levering af varer og tjenesteydelser
• Kontakt til deltagere, hvis det er nødvendigt for at udføre vores tjenester.

3. Automatiseret beslutningstagning

ARENA NORD træffer ikke beslutninger baseret på automatiseret behandling om forhold, der kan have (betydelige) konsekvenser for mennesker. Dette vedrører beslutninger, der træffes af computerprogrammer eller -systemer uden at involvere en person (f.eks. en ARENA NORD-medarbejder).

4. Hvor længe vi opbevarer personoplysninger

ARENA NORD behandler ikke personoplysninger
længere end nødvendigt til det formål, de blev leveret. Det betyder, at personoplysninger bliver opbevaret, så længe det er nødvendigt for at nå de relevante mål. Nogle oplysninger skal opbevares i en længere periode, fordi vi skal overholde juridiske forpligtelser om tilbageholdelse (f.eks. skattemæssige forpligtelser om tilbageholdelse).

5. Deling af personoplysninger med tredjeparter ARENA NORD deler personoplysninger med forskellige tredjeparter, hvis det er nødvendigt for opfyldelsen af aftalen og for at overholde eventuelle juridiske forpligtelser. Derudover deler ARENA NORD personoplysninger med tredjeparter, hvis der er indhentet udtrykkeligt samtykke. Med virksomheder, der behandler oplysninger på vegne af ARENA NORD, indgås en aftale om at sikre det samme niveau af sikkerhed og fortrolighed for oplysningerne. ARENA NORD forbliver under alle omstændigheder ansvarlig for disse behandlinger.

6. Cookies eller lignende teknikker, vi anvender ARENA NORD benytter kun tekniske og funktionelle cookies samt analytiske cookies, der ikke krænker privatlivets fred. De cookies, vi bruger, er nødvendige for den tekniske drift af hjemmesiden og brugervenlighed. De sikrer, at hjemmesiden fungerer korrekt, og husker f.eks. dine præferencer. Det giver os mulighed for at optimere vores hjemmeside. Du kan slå cookies fra ved at indstille din internetbrowser til ikke længere at gemme cookies. Derudover kan du også slette alle oplysninger, der tidligere er gemt, via dine browserindstillinger.

7. Se, ændre eller slette oplysninger

Hver deltager har ret til at se, rette eller slette sine egne personoplysninger efter afslutningen af WCSG 2026. Deltageren har også ret til at tilbagekalde sit samtykke til databehandling eller gøre indsigelse mod ARENA NORDs behandling af personoplysninger. Desuden har deltageren ret til dataportabilitet. Det betyder, at vedkommende kan anmode om at få tilsendt de personoplysninger, vi har om vedkommende, til sig selv eller til en anden organisation. Anmodning om adgang, rettelse, sletning, dataoverførsel af personoplysninger eller anmodning om sletning af samtykke eller indsigelse mod behandling af personoplysninger kan sendes til wcsg@arenanord.dk.

8. Sådan beskytter vi personoplysninger

ARENA NORD tager beskyttelsen af personoplysninger alvorligt og træffer passende foranstaltninger for at forhindre misbrug, tab, uberettiget adgang, uønsket videregivelse og uautoriseret ændring.

9. Datahændelser

Hvis der sker en hændelse (et såkaldt brud på datasikkerheden) vedrørende relevante personoplysninger, vil ARENA NORD straks informere deltageren, medmindre der er tvingende grunde til ikke at gøre dette, eller hvis der er en reel mulighed for negative konsekvenser for privatlivets fred. Vi forpligter os til at gøre dette inden for 48 timer efter at have opdaget bruddet på datasikkerheden eller fra det øjeblik, vi blev informeret af vores (under)databehandlere.

10. Klager, tvister

For eventuelle klager over behandlingen af personoplysninger kan du kontakte ARENA NORD på wcsg@arenanord.dk

11. Ændringer Den seneste version af privatlivspolitikken er den gældende og kan findes på hjemmesiden: www.wcsg2026frederikshavn.dk

12. Afklaring Hvis du har spørgsmål om håndtering af personoplysninger, bedes du sende en e-mail til: wcsg@arenanord.dk