Conditions générales
Conditions générales et politique de confidentialité
WCSG Frederikshavn 2026
Avant-propos La sixième édition des Jeux Mondiaux du Sport d’Entreprise est organisée par ARENA NORD, ci-après dénommé « l’Organisateur » ou « ARENA NORD ». L’organisation de cet évènement est réalisée en suivant le cadre des réglementations spécifiques établies par la Fédération Mondiale du Sport d’Entreprise (WFCS). Les Jeux Mondiaux du Sport d’Entreprise (WCSG) sont un évènement unique qui rassemble des employés venant de tous horizons sociaux et géographiques durant quatre jours pour s’affronter sous les mêmes valeurs communes : le partage, la convivialité, le plaisir et la performance. Les Jeux sont ouverts à tous les membres des fédérations WFCS ainsi qu’aux invités spéciaux.
Les éléments suivants viennent préciser les conditions générales de participation à l’évènement et la politique de confidentialité de l’organisateur. Coordonnées de l’Organisateur : Arena Nord – Harald Nielsens Plads 9, 9900 Frederikshavn, +45 96201050 – wcsg@arenanord.dk –
Conditions générales
1. Acceptation des conditions générales
Ces conditions générales s’appliquent à toutes demandes d’inscription aux Jeux Mondiaux du Sport d’Entreprise de 2026 à Frederikshavn (ci-après nommé WCSG 2026 ou l’Évènement). En s’inscrivant à cet Évènement, le participant accepte ces conditions de participation. Toutes les données fournies par l’acheteur et l’enregistrement de la confirmation font office de preuve de transaction. La confirmation fait office de signature et d’acceptation des opérations. La société commerciale doit envoyer une confirmation de commande par e-mail. Ces conditions générales peuvent être modifiées et l’Organisateur ou une autre partie vous en informera. En l’absence de réclamation dans un délai de 30 jours suivant la notification, les conditions générales modifiées seront appliquées à compter de la date de notification à tous les actes juridiques, accords à conclure et contrats en cours, si ceux-ci sont exécutés après la date de notification.
2. Champ d’application des conditions générales
Ces Conditions Générales ne s’appliquent pas aux biens et services que vous avez pu acheter de quelque manière que ce soit auprès de tiers, que ces tiers aient été sollicités ou agréés par l’Organisateur. Les produits et services couverts par les présentes conditions générales concernent uniquement ceux fournis directement par l’Organisateur et commandés sur le site internet de l’Évènement – www.wcsg2026frederikshavn.dk
La législation danoise s’applique à toutes les relations légales. Clause attributive de juridiction : Hjørring District Court.
3. Inscriptions
a) L’inscription pour l’évènement ne peut être effectuée qu’avec ce lien : wcsg2026frederikshavn.dk
Les inscriptions se dérouleront entre le 4 août 2025 et le 1ermars 2026.
b) Les inscriptions sont réservées aux entités et aux personnes reconnues par l’un des membres de la Fédération Mondiale du Sport d’Entreprise (certaines exceptions sont possibles). La liste répertoriant les membres de la Fédération Mondiale du Sport d’Entreprise est disponible ici :
Chaque membre de la Fédération Mondiale du Sport d’Entreprise fixe ses propres conditions d’inscription pour ses entités et personnes.
c) Une fois les frais d’inscription payés, les athlètes pourront :
S’inscrire dans un seul sport
• Assister à la cérémonie d’ouverture et de clôture
• Profiter des transports gratuits, dont un service de navettes proposé par l’évènement, mais également du réseau de transport local pour la durée de l’évènement du 10 au 14 juin 2026.
• Assister aux évènements et aux spectacles exclusifs proposés par Arena Nord
• Utiliser les bons repas pour les soirées street food à Arena Nord, qui auront lieu le jeudi 11 et le vendredi 12 juin 2026.
• Accéder à une aide médicale de base
• Participer à la course de 5 km et de 10 km à la fin des Jeux (course à pied en ville)
c) Une fois les frais d’inscription payés, les accompagnateurs pourront :
Assister à la cérémonie d’ouverture et de clôture
• Profiter des transports gratuits, dont un service de navettes proposé par l’évènement, mais également du réseau de transport local pour la durée de l’évènement du 10 au 14 juin 2026.
• Assister aux évènements et aux spectacles exclusifs proposés par Arena Nord
• Utiliser les bons repas pour les soirées street food à Arena Nord, qui auront lieu le jeudi 11 et le vendredi 12 juin 2026.
• Accéder à une aide médicale de base
• Participer à la course de 5 km et de 10 km à la fin des Jeux (course à pied en ville)
e) Inscriptions possibles dans la limite des places disponibles. Celles-ci sont enregistrées par ordre chronologique sur le site d’inscription.
f) Le Comité d’Organisation se réserve le droit de supprimer une ou plusieurs disciplines sportives si le nombre de participants aux tournois et compétitions s’avère insuffisant.
g) La participation ne sera définitivement enregistrée qu’après paiement intégral des frais d’inscription et présentation du certificat médical ou d’une attestation sur l’honneur certifiant que vous en possédez un (voir paragraphe 6).
h) Les frais d’inscriptions sont fixés à :
- Deux cent quarante-cinq euros (245 €) par participant ;
• Soixante-quinze euros (75 €) par accompagnateur.
Un supplément s’appliquera pour les participants au golf, celui-ci s’élève à cinquante euros (50 €).
i) Les frais d’inscriptions doivent être payés au plus tard le 1ermars 2026. Seuls les paiements par virement bancaire sont acceptés.
Vous recevrez soit une facture par le système d’inscription, soit une facture manuelle réalisée par l’organisation, Arena Nord.
j) L’inscription des mineurs de moins de 16 ans n’est pas autorisée. L’inscription des mineurs entre 16 et 18 ans nécessite l’accord parental.
4. Droit de rétractation
a) Vous pouvez exercer votre droit de rétractation en contactant
l’Organisateur par écrit et par e-mail à l’adresse suivante : wcsg@arenanord.dk
Remboursement en cas de rétractation :
• Annulation avant le 1er mars 2026 : remboursé à 100 %.
• Annulation entre le 2 mars 2026 et le 31 mars 2026 : remboursé à 50 %.
• Annulation après le 31 mars 2026 : aucun remboursement.
Il est possible qu’une personne inscrite donne sa place à une autre, sans engendrer aucuns frais, jusqu’au 1er mars 2026. À compter du 1er mars 2026, le remplacement du nom d’un participant n’est plus garanti et doit être validé par le Comité d’Organisation.
b) Si cet évènement venait à être partiellement ou totalement annulé par le Comité d’Organisation pour des raisons exceptionnelles (pandémie ou autre), il sera possible d’obtenir un remboursement des frais d’inscription conformément aux conditions suivantes :
Annulation par le Comité d’Organisation avant le 1ermars 2026 : remboursé à 100 %.
• Annulation par le Comité d’Organisation entre le 1er mars et le 1er avril 2026 : remboursé à 70 %.
• Annulation par le Comité d’Organisation entre le 1er avril et le 31 mai 2026 : remboursé à 50 %.
• Annulation par le Comité d’Organisation après le 1er juin 2026 : remboursé à 20 %.
5. Hébergement
a) Les participants sont libres de choisir leur hébergement dans le cadre des Jeux Mondiaux du Sport d’Entreprise.
b) Le Comité d’Organisation a confié à Destination Nord la tâche d’aider les participants qui le désirent à réserver un hébergement. Destination Nord répondra à tout besoin spécifique des sociétés ou personnes inscrites aux WCSG 2026 Frederikshavn allant au-delà des propositions standard, y compris la prolongation de la durée du séjour au-delà des jours prévus par notre évènement.
c) Toutes les informations permettant de recevoir l’aide nécessaire et d’effectuer des réservations, ainsi que les coordonnées de Destination Nord, sont disponibles sur le site internet Hotels – WCSG 2026 Frederikshavn Denmark.
f) Si vous effectuez une réservation avec Destination Nord, les conditions d’annulation sont celles de Destination Nord.
6. Conditions générales d’assurance et d’inscription particulière
a) Le participant ou son organisation est tenu de s’assurer que le participant dispose d’une assurance adaptée, que celle-ci soit fournie par une organisation membre, l’organisation elle-même, ou une assurance privée.
b) Le participant doit respecter les conditions de participation particulières établies par les organisations membres de la Fédération Mondiale du Sport d’Entreprise auxquelles il est affilié géographiquement. Organisation membre – WFCS
c) La participation accepte de respecter les règles sportives et de sécurité telles que définies par l’organisateur. Il doit prendre part à l’évènement en étant doté d’un équipement en parfait état, correctement entretenu, et adapté à l’évènement. Si les réglementations sportives l’exigent, la participation ne peut être autorisée qu’après une vérification ou un contrôle de sécurité. La participation peut être refusée par l’organisateur ou par WFCS à tout moment.
d) Le participant est personnellement tenu de disposer d’une assurance adaptée pour tout équipement apporté à l’évènement. Le participant est aussi obligé d’obtenir les certificats et permis nécessaires au transport d’équipements sportifs considérés comme faisant partie de la catégorie des armes.
Veuillez noter qu’il peut être nécessaire de présenter de tels certificats ou permis si vous voyagez par avion, et, dans certains cas, une approbation spécifique doit être obtenue auprès de la compagnie aérienne à l’entrée comme à la sortie.
7. Droits de publicité
a) ARENA NORD ou tout autre tiers autorisé peut avoir le droit de réaliser et d’utiliser des enregistrements audio, vidéo et des photographies (« Matériel ») de l’Évènement, mais aussi d’utiliser le nom, l’image, la voix, l’apparence, la performance et les informations biographiques à toutes fins (qu’elles soient commerciales, promotionnelles ou autres) sur tous les médias, sans limitation de durée.
b) ARENA NORD peut utiliser, partager, afficher, exposer, reproduire, et/ou rendre le matériel disponible au public sur tout support, y compris, mais sans s’y limiter, la radio, la télévision, le cinéma, les évènements, les supports de données et le web. ARENA NORD peut procéder à des modifications, des interruptions, des coupures ou d’autres changements au matériel et utiliser ce matériel modifié sans restrictions. Le participant est conscient qu’il n’a pas le droit d’exiger l’approbation des documents. Il comprend qu’il ne peut pas être cité comme participant de l’évènement, et il ne doit pas s’attendre à tirer un avantage financier de son apparition dans le matériel lié à l’évènement.
c) Sauf indication contraire, ARENA NORD autorise le participant à utiliser sa propre caméra pendant l’évènement pour enregistrer des vidéos et/ou des séries d’images fixes/de contenus photographiques (« Contenu du participant »). L’utilisation de ce Contenu du participant est limitée à des fins privées (site internet personnel et réseaux sociaux). Chaque participant est conscient qu’ARENA NORD détient la propriété intellectuelle et les droits médiatiques liés à l’évènement et, sur demande, fournira à ARENA NORD l’accès à son propre contenu. Toute utilisation commerciale par le participant ou des tiers est soumise à l’accord préalable d’ARENA NORD.
Politique de confidentialité
1. Données personnelles traitées
ARENA NORD traite les données personnelles fournies lors de l’utilisation de nos services et/ou fournies directement. Ces données comprennent souvent les informations suivantes :
- Nom et prénom
• Genre
• Date de naissance
• Adresse
• Numéro de téléphone
• E-mail
2. À quelles fins et sur quelle base traitons-nous les données personnelles
Dans la plupart des cas, ARENA NORD traite les données personnelles afin de pouvoir fournir des services ou d’exécuter la commande qui nous a été confiée pour l’organisation des Jeux Mondiaux du Sport d’Entreprise. Les données sont enregistrées pour des raisons pratiques et de productivité, telles que :
- La communication et la mise à disposition d’information
• La réalisation aussi efficace que possible de nos services
• L’amélioration de nos services
• La facturation et la collection de nos frais
En se basant sur les informations précédentes, les données personnelles peuvent également être utilisées à des fins commerciales ou pour vous envoyer des contenus publicitaires ou des messages concernant nos services si nous estimons qu’ils pourraient vous intéresser. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander un avis sur les services que nous avons fournis ou pour une étude de marché ou à d’autres fins. Si vous ne souhaitez pas recevoir des e-mails de notre part, vous pouvez nous en informer en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : wcsg@arenanord.dk
Enfin, ARENA NORD peut utiliser vos informations personnelles pour protéger nos droits de propriété et ceux de nos utilisateurs, mais également pour se soumettre aux procédures judiciaires, si nécessaire.
ARENA NORD traite les données personnelles aux fins suivantes :
• Enregistrement de la participation à l’évènement
• Gestion du paiement
• Envoi de newsletters et/ou de documents publicitaires
• Notification de changements liés à nos services et produits
• Fourniture de biens et de services
• Prise de contact avec les participants si nécessaire afin de fournir nos services.
3. Prise de décision automatisée
ARENA NORD n’utilise pas la prise de décision automatisée pour des questions qui peuvent avoir des conséquences (importantes) pour les personnes. Cela concerne des décisions prises par des logiciels ou des systèmes sans intervention humaine (par exemple, un employé ARENA NORD).
4. Combien de temps conservons-nous les données personnelles
ARENA NORD ne traite pas les données personnelles plus
longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été fournies. Cela signifie que les données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pertinents. Certaines données peuvent être conservées plus longtemps pour respecter l’obligation légale de conservation des informations (par exemple, obligation de conservation pour des raisons fiscales).
5. Partage de données personnelles avec des tiers ARENA NORD partage des données personnelles avec de nombreux tiers si nécessaire pour l’exécution du contrat et pour respecter toute obligation légale. De plus, ARENA NORD partage les données personnelles avec des tiers si un contenu explicite a été obtenu. Les sociétés qui traitent des données au nom d’ARENA NORD respectent un accord assurant le même niveau de sécurité et de confidentialité des données. ARENA NORD reste responsable de ce traitement des opérations dans tous les cas.
6. Cookies ou techniques similaires utilisées ARENA NORD utilise uniquement des cookies techniques et fonctionnels ainsi que des cookies analytiques qui n’envahissent pas la vie privée. Les cookies que nous utilisons sont nécessaires pour le fonctionnement technique du site internet et pour faciliter votre utilisation de ce dernier. Ils assurent le bon fonctionnement du site internet et permettent, par exemple, de se souvenir de vos préférences. Cela nous permet d’optimiser notre site internet. Vous pouvez désactiver les cookies en paramétrant votre navigateur web pour qu’il ne stocke plus les cookies. De plus, vous pouvez aussi supprimer toutes les informations précédemment conservées dans les réglages de votre navigateur.
7. Voir, modifier ou supprimer des données
Chaque participant a le droit de voir, corriger ou modifier ses propres données personnelles après la fin des WCSG 2026. Il a également le droit de révoquer son consentement au traitement des données ou de s’opposer au traitement des données personnelles par ARENA NORD. En outre, le droit à la portabilité des données est garanti. Cela signifie que le participant peut envoyer une demande pour que nous lui transférions, à lui ou à une autre organisation, les données personnelles le concernant que nous détenons. Il peut soumettre une demande d’accès, de correction, de suppression, de transfert des données personnelles, ou une demande de suppression du consentement ou une objection au traitement des données personnelles à l’adresse suivante : wcsg@arenanord.dk
8. Comment protégeons-nous les données personnelles
ARENA NORD prend la protection des données personnelles très au sérieux et met en place les mesures appropriées pour empêcher le mauvais usage, la perte, l’accès non autorisé, la divulgation non désirée, et la modification non autorisée.
9. Incidents liés aux données
Si un incident se produit (comme une violation de données) concernant des données personnelles pertinentes, ARENA NORD informera rapidement le participant, sauf s’il existe des raisons valables ou s’il existe une réelle possibilité de conséquences négatives pour la vie privée. Nous nous engageons à le faire dans les 48 heures suivant la découverte de la violation de données ou à partir du moment où nous sommes informés par le responsable du traitement des données (ou sous-traitant).
10. Réclamations, litiges
Pour toutes réclamations concernant le traitement des données personnelles, vous pouvez contacter ARENA NORD à l’adresse mail suivante : wcsg@arenanord.dk
11. Modifications La dernière version de la politique de confidentialité est celle qui s’applique et qui est disponible sur le site internet www.wcsg2026frederikshavn.dk
12. Clarifications Pour toutes questions concernant la gestion des données personnelles, envoyez un e-mail à l’adresse suivante : wcsg@arenanord.dk